Kesken työpäivän puhelimeen tulee viesti yrityksen johtajan nimellä. Hän tarvitsee apua kiireellisen maksun hoitamiseen. Soittaa ei juuri nyt voi, mutta asia pitäisi saada nopeasti eteenpäin.
Tilanne voi tuntua uskottavalta. Työpaikalla on kiire, johtaja on muualla ja sinä haluat hoitaa oman osuutesi mahdollisimman hyvin. Juuri tätä huijari voi käyttää hyväkseen.
Johtajan nimissä tehtävässä maksuhuijauksessa eli toimitusjohtajahuijauksessa vastaanottaja yritetään saada siirtämään rahaa tai tekemään ostoksia väärin perustein. Pyyntö voi tulla esimerkiksi sähköpostilla tai WhatsApp-viestillä. Se voi koskea laskun maksamista, kiireellistä tilisiirtoa tai lahjakorttien ostamista.
Kiire ja tuttu nimi voivat ohittaa harkinnan
Kuvitellaan tilanne: työntekijä saa johtajan nimissä viestin, jossa pyydetään maksamaan lasku ennen pankkipäivän päättymistä. Johtaja kertoo olevansa kokouksessa ja lupaa toimittaa tarkemmat tiedot myöhemmin. Maksu pitäisi hoitaa nyt.
Yksittäinen kiireellinen pyyntö ei vielä tarkoita huijausta. Hälytysmerkin pitäisi kuitenkin syttyä, jos samalla pyydetään ohittamaan sovittu hyväksymiskäytäntö tai jättämään asia muiden tietämättä.
Huijauksen tunnistamista ei kannata jättää kirjoitusvirheiden varaan. Viesti voi olla hyvää suomea, ja lähettäjän nimi tai profiilikuva voi näyttää tutulta. Olennaista on huomata, mitä sinua pyydetään tekemään ja poikkeaako pyyntö tavallisesta toimintatavasta.
Varmista asia ennen maksamista
Jos maksupyyntö tuntuu poikkeavalta, keskeytä sen käsittely ja varmista asia erikseen. Soita pyynnön esittäjälle numeroon, jonka tiedät ennestään oikeaksi tai jonka löydät yrityksen luotettavista yhteystiedoista. Älä käytä varmistamiseen pelkästään epäilyttävässä viestissä annettua numeroa. Samaan viestiketjuun vastaaminen ei myöskään yksin varmista pyynnön aitoutta: vastauksen voi antaa sama henkilö, joka lähetti huijausviestin.
Jos et tavoita pyynnön esittäjää, noudata yrityksen sovittua hyväksymiskäytäntöä. Kiire ei ole peruste sen ohittamiseen.
Varmistamisen pitää olla sallittua myös johdon kohdalla
Yrityksessä kannattaa sopia selvästi, kuka hyväksyy maksut, miten poikkeavat pyynnöt tarkistetaan ja kuka toimii vastuuhenkilön sijaisena. Saman käytännön pitää koskea myös johdon nimissä tulevia pyyntöjä. Työntekijää ei voi ohjeistaa tarkistamaan epäilyttäviä maksuja ja samalla odottaa, että johtajan kiireelliset pyynnöt hoidetaan kyselemättä.
Johdon kannattaa sanoa ääneen: myös minun nimissäni tulevan pyynnön saa ja pitää varmistaa.
Tämä on tärkeää myös pienessä yrityksessä, jossa ihmiset tuntevat toisensa ja asioita hoidetaan joustavasti. Yhteinen toimintatapa auttaa juuri silloin, kun tuttu nimi saa pyynnön tuntumaan itsestään selvästi luotettavalta.
Käykää yksi esimerkkitilanne yhdessä läpi
Harjoitteluun riittää lyhyt keskustelu: mitä tekisimme, jos johtajan nimissä tulisi tänään kiireellinen maksupyyntö?
Selvittäkää yhdessä:
Keneltä pyynnön aitous varmistetaan?
Mistä oikea yhteystieto löytyy?
Miten toimitaan, jos vastuuhenkilöä ei tavoiteta?
Kenelle epäilyttävästä viestistä kerrotaan?
Näin huomataan, ovatko ohjeet riittävän selkeät käytännössä. Käykää toimintatapa läpi myös sijaisten ja uusien työntekijöiden kanssa.
Jos maksu on jo tehty, toimi heti
Jos epäilet siirtäneesi rahaa huijarille, ota välittömästi yhteys pankkiin, josta maksu tehtiin. Kerro tapahtuneesta myös yrityksen vastuuhenkilölle, säilytä viestit ja maksutiedot sekä tee rikosilmoitus. Tapauksesta voi ilmoittaa lisäksi Kyberturvallisuuskeskukselle.
Työpaikalla pitää voida kertoa epäilystä myös silloin, kun on itse jo ehtinyt toimia pyynnön mukaan. Syyllistämisen pelko ei saa viivästyttää ilmoittamista. Maksuhuijauksiin varautuminen alkaa selkeistä arkisista käytännöistä. Kun jokainen tietää, miten poikkeava pyyntö tarkistetaan, tilanteen ratkaiseminen ei jää yhden työntekijän harkinnan varaan kiireen keskellä.
Johtajan nimissä tulevan maksupyynnön varmistaminen on vastuullista toimintaa.
Lappi Security Oy tuottaa järjestyksenvalvonta-, vartiointi- ja tapahtumaturvallisuuspalveluita Lapissa. Turvallisuustarvetta voidaan arvioida yhdessä jo ennen varsinaista tarjouspyyntöä – hyvä turvallisuussuunnittelu alkaa siitä, että tunnistetaan kohteen todellinen tarve.
Kirjoittajasta
Marika Sarajärvi toimii Lappi Security Oy operatiivisessa johdossa. Hän on suorittanut turvallisuusalan erikoisammattitutkinnon sekä liiketoiminnan ammattitutkinnon ja opiskelee turvallisuutta ja riskienhallintaa Laurea-ammattikorkeakoulussa. Hänen opintoihinsa kuuluu myös tieto- ja kyberturvallisuutta.
Marikaa kiinnostaa erityisesti fyysisen turvallisuuden ja kyberturvallisuuden yhdistäminen: miten ihmisten toiminta, työympäristö ja digitaaliset järjestelmät vaikuttavat toisiinsa ja yrityksen turvallisuuteen. Tätä yhteyttä hän haluaa ymmärtää syvemmin ja tuoda osaksi myös Lappi Securityn toiminnan kehittämistä.
Kirjoituksissaan Marika yhdistää käytännön turvallisuusalan kokemuksen, riskienhallinnan osaamisen ja yrittäjän näkökulman. Tavoitteena on tehdä turvallisuuden eri osa-alueista ymmärrettäviä ja auttaa tunnistamaan, mitä ne tarkoittavat omassa arjessa.
