Turvallisuus alkaa jo ennen tapahtumapäivää

Tapahtuman turvallisuus ei ala siitä hetkestä, kun ensimmäiset asiakkaat saapuvat paikalle ja järjestyksenvalvojat asettuvat työpisteilleen. Suuri osa onnistuneesta turvallisuustyöstä tehdään jo paljon ennen tapahtumapäivää.

Yleisölle turvallisuus näkyy usein sisäänkäynnillä seisovana järjestyksenvalvojana, sujuvana jonotuksena tai tarvittaessa tilanteeseen puuttuvana ammattilaisena. Näiden näkyvien tehtävien taustalla pitäisi kuitenkin olla yhteinen käsitys siitä, miten tapahtuma toimii ja millaisiin tilanteisiin varaudutaan.

Hyvä ennakkosuunnittelu auttaa tapahtumajärjestäjää, henkilökuntaa ja järjestyksenvalvojia toimimaan yhdessä. Kun tehtävät ja toimintatavat ovat selvillä, tapahtumapäivänä jää enemmän aikaa yleisön kohtaamiseen ja tilanteiden seuraamiseen.

Pelkkä yleisömäärä ei ratkaise henkilöstötarvetta

Turvallisuussuunnittelu lähtee tapahtuman tarkastelemisesta kokonaisuutena. Millainen tilaisuus on kyseessä? Kuinka paljon yleisöä odotetaan? Onko tapahtumassa anniskelua? Millainen tapahtumapaikka on ja miten ihmiset liikkuvat siellä?

Viidensadan hengen päivätilaisuus, jossa yleisö istuu seuraamassa ohjelmaa, on erilainen toimintaympäristö kuin samankokoinen iltatapahtuma, jossa on anniskelua ja ihmiset liikkuvat aktiivisesti alueella. Myös tapahtuman ajankohta, kesto, yleisön ikärakenne ja ohjelman luonne vaikuttavat turvallisuusjärjestelyihin.

Järjestyksenvalvojien määrä on tästä kokonaisuudesta vain yksi osa. Yhtä olennaista on suunnitella, mitä tehtäviä he hoitavat, missä heitä tarvitaan ja miten yhteistyö muun henkilökunnan kanssa järjestetään.

Mitä ennen tapahtumaa kannattaa suunnitella?

Ennen tapahtumaa on hyvä käydä läpi ainakin sisäänpääsy, yleisön kulkureitit ja poistuminen. Missä jono muodostuu? Voiko se tukkia muun kulkemisen? Ovatko kulkureitit selkeät ja poistumisreitit vapaat myös silloin, kun paikalla on eniten ihmisiä?

Myös ohjelman vaikutusta yleisön liikkumiseen kannattaa ennakoida. Suosittu esiintyjä voi kerätä suuren osan yleisöstä samaan paikkaan. Ohjelman päättyminen puolestaan voi aiheuttaa yhtäaikaisen ruuhkan narikkaan, uloskäynnille tai kuljetuksiin.

Henkilöstön tehtävät ja vastuut pitää käydä läpi etukäteen. Kuka vastaa mistäkin alueesta? Keneen järjestyksenvalvoja ottaa yhteyttä, jos tarvitaan tapahtumajärjestäjän päätös? Miten havainnot ja avunpyynnöt välitetään muulle turvallisuushenkilöstölle?

Yhteinen perehdytys ennen työvuoron alkua auttaa varmistamaan, että kaikilla on samat tiedot. Siinä voidaan käydä läpi tapahtuma-alue, työpisteet, yhteydenpito ja toiminta poikkeavissa tilanteissa. Samalla voidaan nostaa esiin juuri kyseisen tapahtuman erityispiirteet.

Oikea määrä, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan

Turvallisuushenkilöstön tarve voi muuttua tapahtuman aikana. Siksi työvuorojen ajoittamista ja henkilöstön sijoittelua kannattaa miettiä tapahtuman eri vaiheiden mukaan.

Esimerkiksi iltatapahtuman alussa työ painottuu sisäänkäynnille. Asiakkaita saapuu, lippuja tarkastetaan ja jonoa ohjataan. Kun suurin osa yleisöstä on sisällä, osa henkilöstöstä voi siirtyä seuraamaan tapahtuma-alueen tilannetta ja yleisön liikkumista.

Tapahtuman päättyessä huomio siirtyy jälleen: silloin korostuvat poistumisen sujuvuus, narikan läheisyys ja uloskäyntien ympäristö.

Tämä ei tarkoita, että työpisteitä jätetään ilman tarvittavaa valvontaa. Siirtymiset suunnitellaan niin, että tapahtuman turvallisuustarpeet tulevat huomioiduiksi koko ajan.

Hyvin suunniteltu sijoittelu ja ajoitus voivat tehdä kokonaisuudesta sekä turvallisemman että kustannustehokkaamman. Tavoitteena on, että henkilöstöä on riittävästi siellä, missä sitä kulloinkin tarvitaan.

Keskustelun voi aloittaa ilman valmista tarjouspyyntöä

Turvallisuuspalvelun tarjoaja kannattaa ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Järjestäjän ei tarvitse tietää valmiiksi, kuinka monta järjestyksenvalvojaa tarvitaan tai miten heidän työvuoronsa pitäisi rakentaa.

Ensimmäiseen yhteydenottoon riittävät esimerkiksi tapahtuman ajankohta ja paikka, lyhyt kuvaus tilaisuudesta sekä arvio yleisömäärästä. Jos tiedossa on anniskelua, useita sisäänkäyntejä tai muita erityisjärjestelyjä, niistä kannattaa kertoa samalla.

Myös epävarmoista asioista voi puhua. Yleisömäärä voi vielä tarkentua tai tapahtuma-alueen järjestelyt olla kesken. Näiden tietojen pohjalta voidaan aloittaa keskustelu ja täydentää suunnitelmaa valmistelujen edetessä.

Onnistunut turvallisuus syntyy yhteistyöstä

Meille Lappi Securityllä turvallisuuspalvelu ei tarkoita vain sitä, että sovittu määrä ihmisiä saapuu paikalle tiettynä kellonaikana. Tavoitteena on rakentaa asiakkaan kanssa toimiva kokonaisuus, jossa henkilöstö ja sen tehtävät vastaavat tapahtuman tarpeita.

Tapahtumajärjestäjä tuntee oman tilaisuutensa ja yleisönsä. Turvallisuusalan ammattilainen tuo suunnitteluun näkökulman esimerkiksi yleisön liikkumisesta, työpisteiden sijoittelusta ja tilanteiden ennakoinnista. Yhdessä voidaan tunnistaa asioita, jotka muuten saattaisivat tulla vastaan vasta tapahtumapäivänä.

Parhaimmillaan hyvin suunniteltu turvallisuus näkyy asiakkaalle ja tapahtumayleisölle sujuvana tapahtumana: apua on saatavilla, kulkeminen toimii ja pieniin tilanteisiin puututaan ajoissa.

Suuri osa tästä työstä voi jäädä yleisöltä huomaamatta. Usein juuri se kertoo, että taustatyö on tehty hyvin.

Suunnitteletko tapahtumaa ja mietit sen järjestyksenvalvontaa? Ota yhteyttä meihin jo valmisteluvaiheessa. Lähdetään yhdessä selvittämään, millainen kokonaisuus sopii tapahtumaasi.